关于进一步规范我市律师办理房地产见证、代办等业务工作的通知
日期：2024-01-19
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各律师事务所：
近期，我会收到有关法院的《司法建议书》称，法院在审理涉及小产权房纠纷案件的过程中，发现我市律师事务所存在出具不规范或者明显违反法律法规的见证的情况。在此之前，东莞已经发生多起律师事务所办理房地产业务，代收款被业务人员私自挪用甚至侵占的事故，造成律师事务所合伙人承担连带赔偿责任。对此，我会组织房地产法律专业委员会进行讨论研究，先后起草发布了《关于规范律师见证业务行为的建议》（详见链接http://www.dglawyer.cn/info/28e55ce08b9b43ba880e28a1f1c14c30）和《关于律师事务所办理房地产代办业务研讨会会议纪要》（详见链接http://www.dglawyer.cn/info/b3c5ea01b2d6497e8ca80eaa45bf23f6），对我市律师承接房地产见证和代办业务进行规范和提醒。
为完善律师事务所的业务管理，进一步提高办理房地产专项业务能力，防范执业风险，经研究，决定在我市律师行业开展律师办理房地产见证、代办等业务自查自纠工作。现将有关要求通知如下：
一、认真开展本所律师办理房地产见证、代办等业务自查
各律师事务所要认真对照中华全国律师协会《律师见证业务工作细则》、广东省司法厅《关于规范我省律师从事合同见证业务的通知》，以及东莞市律师协会《关于规范律师见证业务行为的建议》和《关于律师事务所办理房地产代办业务研讨会会议纪要》等相关业务指引或工作要求进行自查；全面梳理、掌握本所律师办理房地产见证、代办业务的情况，评估其中的风险点，检查本所律师是否严格依照有关规定办理，是否存在不规范办理业务的行为；对本所律师办理的房地产见证、代办业务发生投诉或争议，以及被起诉后的判决情况进行自查。
二、有效加强对律师办理房地产见证、代办等业务的管理和研判
各律师事务所应当针对律师办理房地产见证、代办业务的重点内容和环节，结合本所实际情况进行认真研究和细致分析，进一步规范内部业务管理。具体包括：
（一）完善委托关系。律师事务所承接房地产代办业务应当与业主签订书面的“委托合同”，完善、规范委托关系，明确双方之间权利义务。委托合同中应当明确律师事务所服务范围、服务流程和服务收费，以及委托人需要配合的内容及程度，减少不必要争议。
（二）明确费用。律师事务所承接代办业务应明确区分服务费（律师费）及代收费（包括契税、维修资金、印花税、登记费、测绘费等等），对于服务费应主动向业主开具服务费发票；律师事务所在代收第三方费用时，应当明确代收费用项目、收费标准以及代收费用的后续处理问题，规范服务收费行为。
（三）规范档案管理。律师事务所承接的房地产见证、代办业务档案应统一管理，档案应按行业管理规范的规定妥善保存，不得涂改、变更、销毁。
（四）健全审核制度。律师事务所应就律师从事房地产代办、见证业务建立必要的审核制度，防范法律服务风险；对重大见证和疑难见证应当经过集体讨论研究决定。
（五）通畅沟通渠道。律师事务所应加强与业主的沟通机制，建立并加强律师事务所事前、事中、事后的沟通反馈机制。律师事务所要设有专门固定的联系电话，接受业主委托时，提供经办人联系方式及律师事务所专门固定的联系方式。同时应向业主公示办理流程，应主动向业主反馈办理业务的进展。
（六）建立风险防控机制。律师事务所应当与办理代办业务人员签订劳动合同，加强职业培训和基础法律培训；律师事务所代收费用应当指定专户存取代收代付款项，不得与律师事务所或律师个人的账户混用，更不能挪作他用，应实时核查对账；律师事务所应禁止为非律师挂靠律师事务所从事房地产代办业务；建议律师事务所留存一定比例的风险基金，出现重大失责时能及时有效的对客户进行赔付。
三、及时针对风险点和违规行为进行自纠自改
各律师事务所对于承接的房地产见证、代办业务，应当建立风险意识，防止委托关系中的利益冲突。自查过程中发现本所存在违规见证、不规范代办的情况或其他业务风险点，应当及时进行自我纠正、整改，进一步加强对律师和业务的管理提前化解潜在风险。
请各律师事务所务必高度重视，认真做好本所的自查自纠工作。自查自纠中的有关突出问题或特别情况，请于2024年2月18日前以情况报告形式报送至我会秘书处指定邮箱：ywb@dgla.org.cn。
秘书处联系人：刘雅文，联系电话：28826383。
东莞市律师协会
2024年1月19日