关于律师事务所办理房地产代办业务研讨会会议纪要
日期：2022-04-11
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2022年2月24日，我会房地产法律专业委员会在我会多功能会议召开律师事务所办理房地产代办业务研讨会，市司法局律师工作管理科科长陈奕妍，我会会长陈锡康，副会长张旭东、蔡国民，秘书长龙开族，房地产法律专业委员会主任张允，惩戒委员会主任刘浪波，调查委员会副主任刘广银等参加会议。会议内容纪要如下：
一、背景情况
近期，针对我市律师所承接房地产代办业务的投诉案件不断增多，引发媒体跟踪报道，造成舆情及律师行业的信任危机。为有效遏制高发投诉态势，规范我市律师所承接房地产代办业务，我会在市司法局的指导下通过多种形式进行了行业调研及内部会议，征询了相关专业、专门委员会的意见和建议，同时于2022年1月17日组织并召开具有广泛代表性的多方座谈会，系统了解房地产代办业务的投诉高发态势的原因及背景。为有效进一步规范我市律师所承接房地产代办业务，防范律师执业风险，举行本次业务研讨会。
二、会议内容综述
研讨会上，各参会人员详细剖析问题实质，深入讨论，建言建策，对以下方面内容达成一致共识：
（一）房地产市场日趋放缓，政府数字化不断提升，作为行业从业机构的律师事务所首先应顺应市场变化，快速优化服务流程，调整服务方式，做到与时俱进，提升服务价值。
（二）凡是承接房地产代办业务的律师事务所，律师事务所应当与业主签订书面的“委托合同”，完善、规范委托关系，明确双方之间权利义务。
一般来说，律师事务所在开展房地产签约、办证的法律服务时为当事人提供的法律服务主要有三项：代收签约备案的费用、按揭服务的费用和办理不动产权证的费用。近年来，双方在收取办证费上发生争议较多，这与政府服务效率提升、数字化场景应用广泛有关，律师事务所在办证手续上已经无法为业主提供以往切实有效的代办服务，因此建议相关律师事务所应当适时调整业务端口，适应新时代发展需要，寻找更有服务价值的业务类别。
律师事务所应当与委托人签订委托合同，委托合同中应当明确律师事务所服务范围/服务流程/服务收费，以及委托人需要配合的内容及程度，减少不必要争议。
确系律师事务所该为业主办理不动产权证而不办理的，律师事务所应当全额退还该律师服务费。如因政策要求导致不动产登记部门要求必须业主自行预约、自行处理或亲临现场办理等增加了主业的工作量，从而导致律师事务所的辅助作用减少，可适当或全部退还相应的律师服务费。
（三）律师事务所承接代办业务应明确区分服务费（律师费）及代收费（包括契税、维修资金、印花税、登记费、测绘费等等），对于服务费应主动向业主开具服务费发票，规范服务收费行为。
1.服务费：律师事务所向委托人收取的律师服务费，应当主动向业主开具发票，在委托合同中应明确约定开具发票的时间节点、业主换取发票地点及方式，以免双方在开具发票及领取发票的时间节点上产生争议。
2.代收费：律师事务所在代收第三方费用时，应当明确何项为代收费用、收费标准以及代收费用的后续处理问题，包括代收费用的缴费时间节点、实收单位名称、多收退还时间节点、是否有相应票据、换取代收票地点及方式，应当进行细化。
另外，需要注意，律师事务所与开发商签订的房地产合作合同、律师事务所与业主签订的委托代理合同中，应当明确代收款是受开发商或某主体委托收取的。
3.服务费与代收费用在单据上应当截然分开，以免双方对各项费用的收费依据、实收单位及费用数额等产生争议。
4.律师事务所财务人员应定期与负责房地产的人员对律师费、代收费进行核对对帐，包括已代交和未代交相关费用，不同项目分开列明、备注。
5.树立正确的法律服务思维，防止越位/缺位。
部分开发商会提供办理不动产权证的宗地图和平面图纸给律师事务所用于办理不动产权证，无需业主另行支付测绘费，但部分律师事务所存在擅自收取该笔费用并且不退还业主，引起业主投诉。因律师事务所在整个房地产买卖的过程中，提供的是法律服务或协助、辅助性服务，并不属于房地产买卖关系中买卖双方的任何一方，对于代收的测绘费是否合理，是否涉及到律师事务所在开展房地产签约的法律服务时，突破了法律服务提供者的主体，与第三方建立了测绘关系，建议律师事务所时刻注意自身的主体地位与服务范畴。
（四）关于律师事务所在房地产代办业务中存在代收费行为，特别是代收契税等大额款项容易形成资金池，在没有严格的监管情况下，非常容易产生代收费被挪作他用等情况。
1.律师事务所应当竭力避免代收契税等金额较大的款项，防止发生员工道德风险。东莞已经发生多起代收款被业务人员私自挪用，甚至被侵占的事故，造成律师事务所合伙人承担连带赔偿责任。殷鉴不远，警钟长鸣。
2.律师事务所应当立即自查代办业务中代收款情况，并应及时查核清理，防止风险聚集。
3.律师事务所应当严守律师行业的职业道德和整体声誉，保证已收代收款安全，保证代收款专款专用，不得将收代款与自身业务收入混同，更不得将代收款挪作他用，或置于风险之中。
4.律师事务所应当严格财务制度，对已收的代收款应当置律师事务所严格监管下，非法定流程不予出账，严禁将代收款由部门或个人私下处理。
（五）对于律师事务所承接的“房地产项目”代办业务，律师事务所应当建立风险意识，防止委托关系中的利益冲突。
虽然律师事务所与开发商是合作关系，但同时律师事务所也是受业主的委托办理备案、按揭及不动产权证等业务，即便律师事务所没有单独与业主签订委托代理合同，实际上律师事务所与业主形成事实上的委托代理关系，如律师事务所接受开发商委托向业主发出催收函或代理诉讼，则存在利益冲突的嫌疑，有可能存在被投诉的风险，建议谨慎处理，做好风险防控。
（六）加强与业主的沟通机制，建立并加强律师事务所事前、事中、事后的沟通反馈机制。
1.律师事务所在接受业主委托时，除提供经办人联系方式外，律师事务所也要有专门固定的联系电话，随时服务于代办的群体客户，防止经办人离职后业主无法与律师事务所取得联系，及时反馈问题需求，避免因失联导致的投诉。同时律师事务所应向业主公示办理流程，让业主了解到律师事务所完成的工作及价值。
2.鉴于业务办理周期较长（自委托至办理不动产权证一般约需1-2年），律师事务所应主动反馈办理业务的进展，以及需业主配合办理的事项。（包括但不限于通过短信、电话、微信、发函等方式），提升服务的体验感。
（七）律师事务所应当建立风险防控机制。
1.代办业务主要由非律师完成，人员素质参差不齐，人员流动较大，应当签订劳动合同加强职业培训和基础法律培训。
2.因存在大量代收费用的现实，应当由律师事务所指定专户存取代收代付款项，特别是契税款项，数额巨大。必须保证代收代付费用专户存储，专款专用，不得与律师事务所或律师个人的账户混用，更不能挪作他用，律师事务所应实时核查对账，做好风险防控。
3.建议律师事务所留存一定比例的风险基金，避免出现重大失责，律师事务所能及时有效的对客户进行赔付。
4.律师事务所应禁止为非律师挂靠律师事务所从事房地产代办业务，提供便利。
5.建立投诉应对的快速反应机制，建立常备负责小组，有效协调律师事务所资源，能快速应对投诉纠纷，避免矛盾升级。